ადმინისტრაციული დეპარტამენტის დებულება

მუხლი 1. ზოგადი დებულებები

1. წინამდებარე დებულება განსაზღვრავს სსიპ საქართველოს სპორტის სახელმწიფო უნივერსიტეტის (შემდგომში – უნივერსიტეტი) ადმინისტრაციული დეპარტამენტის (შემდგომში – დეპარტამენტი) სამართლებრივ სტატუსს, მიზანს, ამოცანებსა და ფუნქციებს, სტრუქტურას, ანგარიშვალდებულებას და აწესრიგებს მის საქმიანობასთან დაკავშირებულ სხვა საკითხებს.
2. დეპარტამენტი წარმოადგენს უნივერსიტეტის ადმინისტრაციის სტრუქტურულ ერთეულს, რომელიც თავის საქმიანობაში ხელმძღვანელობს საქართველოს კანონმდებლობით, უნივერსიტეტის წესდებით, უნივერსიტეტის სამართლებრივი აქტებით და წინამდებარე დებულებით.
3. დეპარტამენტის საქმიანობა დაფუძნებულია უნივერსიტეტის სხვადასხვა სტრუქტურებთან უწყვეტ კოორდინირებულ მუშაობაზე.
4. დეპარტამენტი თავისი კომპეტენციის ფარგლებში ასრულებს უნივერსიტეტის ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის მიერ კანონმდებლობის საფუძველზე დაკისრებულ დავალებებს და ანგარიშვალდებულია მის წინაშე.

 

მუხლი 2. დეპარტამენტის ფუნქციები და ამოცანები

1. დეპარტამენტის ამოცანებია:
   • მოქმედი კანონმდებლობის, უნივერსიტეტის მიერ დამტკიცებული რეგულაციების მოთხოვნების გათვალისწინებით და სტრუქტურულ ერთეულებთან თანამშრომლობით პერსონალის მოზიდვის, შერჩევის და პოზიციის შესაბამისი კვალიფიკაციის მქონე კადრებით დაკომპლექტების უზრუნველყოფა;
   • პერსონალისათვის სოციალიზაციის და უნივერსიტეტთან ინტეგრირების პროცესში ხელშეწყობა, პროფესიულ განვითარებასა და კვალიფიკაციის ამაღლებაზე ზრუნვა;
   • პერსონალის ადმინისტრირების ეფექტიანი სისტემის შექმნის/დანერგვის, კოორდინაციისა და კონტროლის უზრუნველყოფა;
   • პერსონალის ადმინისტრირების სისტემის პერიოდული ანალიზისა და თანამედროვე მეთოდების დანერგვის გზით ადმინისტრაციული პროცესების გამარტივება და მაქსიმალური ეფექტიანობის მიღწევა;
   • პერსონალის შეფასების ეფექტიანი სისტემის შემუშავება და მისი დანერგვა;
   • უნივერსიტეტის მისიის, სტრატეგიისა და ფინანსური რესურსების გათვალისწინებით, შრომის ანაზღაურებისა და მოტივაციის ეფექტიანი სისტემის შემუშავება/დანერგვა – პერსონალის შრომითი კმაყოფილების, ორგანიზაციული ერთგულებისა და დაკისრებული ფუნქციების შესრულების გაუმჯობესების მიზნით;
   • უნივერსიტეტის მისიისა და სტრატეგიის შესაბამისად, ორგანიზაციული (ინსტიტუციური) განვითარების უზრუნველსაყოფად საუნივერსიტეტო სტრუქტურულ ერთეულებში მიმდინარე სამუშაო პროცესების გაუმჯობესების ხელშეწყობა, ადამიანური რესურსების მართვის არსებული პოლიტიკის გაუმჯობესებაზე ზრუნვა;
   • უნივერსიტეტში საქმისწარმოების პოლიტიკის დანერგვა.
2. დეპარტამენტის ფუნქციები
   • დეპარტამენტის ფუნქციები ადამიანური რესურსების მართვის მიმართულებით:
     • აკადემიური, ადმინისტრაციული და დამხმარე პერსონალის თანამდებობების დასაკავებლად კვალიფიციური ადამიანური რესურსის მოზიდვა/შერჩევის პროცესის ორგანიზება და შესაბამისი კონკურსების ჩატარება;
     • ადმინისტრაციული/დამხმარე პერსონალის სამუშაო აღწერილობების მომზადება/განახლება;
     • უნივერსიტეტის თანამშრომელთა შეფასების სისტემის შემუშავება, მისი დანერგვა და მართვა;
     • აკადემიური, ადმინისტრაციული/დამხმარე პერსონალის პირადი საქმეების ადმინისტრირება;
     • უნივერსიტეტის პერსონალის ხელშეკრულების ვადების მონიტორინგი;
     • სტაჟირების პროცესის ორგანიზება/მონიტორინგი;
     • HR მონაცემთა ბაზებთან მუშაობა;
     • ადამიანური რესურსების მართვის ელექტრონული პროგრამის დანერგვა და განვითარება;
     • უნივერსიტეტში ჩატარებული კონკურსების შედეგად საუკეთესო კანდიდატთაგან საკადრო რეზერვის შექმნა;
     • თანამშრომელთა შრომით ურთიერთობებთან დაკავშირებული საკითხების განხილვა და სათანადო რეაგირება;
     • თანამშრომელთა გუნდური მუშაობის და კორპორატიული ურთიერთობების განვითარებისთვის ღონისძიებების ორგანიზება;
     • უნივერსიტეტის პერსონალისათვის შრომით/სამართლებრივ ურთიერთობასთან დაკავშირებულ სამართლებრივ აქტებზე ინფორმაციის მიწოდება (აფილირების პირობები და პროცედურები, კონკურსები, ხელშეკრულების ვადები და ა.შ) და კონსულტაციის გაწევა;
     • აკადემიური და მოწვეული პერსონალის დატვირთვის მონიტორინგი;
     • უნივერსიტეტის სტრატეგიული განვითარების გეგმის შედგენასა და განხორციელებაში მონაწილეობა.
3. დეპარტამენტის ფუნქციები საქმისწარმოების მიმართულებით:
   • შემოსული კორესპოდენციების გაანაწილება შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულებში;
   • უნივერსიტეტის სტრუქტურული ერთეულების მიერ კორესპოდენციის შესრულების ვადების მონიტორინგი;
   • სწავლის საფასურის მობილიზაციასთან დაკავშირებული საკითხების მონიტორინგი;
   • ადმინისტრაციულ დეპარტამენტში შემავალი სტრუქტურული ერთეულების საქმიანობის ორგანიზება და კონტროლი;
   • საქმისწარმოებაში დასრულებული დოკუმენტაციის აღრიცხვა, დამუშავება და დაარქივება.

 

მუხლი 3. დეპარტამენტის სტრუქტურა და ხელმძღვანელობა

1. დეპარტამენტის შემადგენლობაში შედის შემდეგი სტრუქტურული ერთეულები:
   • ადამიანური რესურსების მართვის სამსახური;
   • საქმისწარმოების სამსახური.
2. დეპარტამენტი წარმოადგენს უნივერსიტეტის ადმინისტრაციის სტრუქტურულ ერთეულს, რომელსაც ხელმძღვანელობს დეპარტამენტის უფროსი.
3. დეპარტამენტის უფროსს, რექტორთან შეთანხმებით თანამდებობაზე ნიშნავს და ათავისუფლებს უნივერსიტეტის ადმინისტრაციის უფროსი.
4. დეპარტამენტის პერსონალის დასაქმება ხორციელდება მოქმედი კანონმდებლობით დადგენილი წესითა და უნივერსიტეტის შიდა სამართლებრივი აქტების მოთხოვნათა გათვალისწინებით.
5. უნივერსიტეტის საშტატო განრიგით დეპარტამენტისათვის განსაზღვრული თანამდებობებია: დეპარტამენტის უფროსი, დეპარტამენტის უფროსის მოადგილე, სამსახურის უფროსი, დეპარტამენტის წამყვანი სპეციალისტი, დეპარტამენტის მთავარი სპეციალისტი, დეპარტამენტის უფროსი სპეციალისტი და დეპარტამენტის სპეციალისტი როგორც ადმიანური რესურსების მართვის მიმართულებით, ასევე საქმისწარმოების მიმართულებით.
6. უნივერსიტეტის საშტატო განრიგით დეპარტამენტისათვის განსაზღვრული თანამდებობების/პოზიციების უფლება-მოვალეობები განისაზღვრება ამ დებულებით, შრომითი ხელშეკრულებებითა და სამუშაო აღწერილობებით.
7. დეპარტამენტის უფროსის დროებით არყოფნისას (შვებულება, მივლინება, ავადმყოფობა და სხვა) მის მოვალეობის ასრულებს დეპარტამენტის უფროსის მოადგილე.

მუხლი 4. დეპარტამენტის უფროსი

1. ადმინისტრაციულ დეპარტამენტს ხელმძღვანელობს დეპარტამენტის უფროსი, რომელსაც თანამდებობაზე ნიშნავს და ათავისუფლებს რექტორთან შეთანხმებით ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი.
2. დეპარტამენტის უფროსი ანგარიშვალდებულია რექტორის და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის წინაშე და ასრულებს ამ დებულების საფუძველზე დაკისრებულ მოვალეობებს.
3. დეპარტამენტის უფროსი:
   • წარმართავს დეპარტამენტის საქმიანობას;
   • წარმოადგენს დეპარტამენტს დაკისრებული უფლება-მოვალეობების განხორციელებისას და პასუხისმგებელია დეპარტამენტზე დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულებაზე;
   • ანაწილებს მოვალეობებს დეპარტამენტის თანამშრომლებს შორის, აძლევს მათ მითითებებსა და დავალებებს;
   • თავისი კომპეტენციის ფარგლებში ხელს აწერს დეპარტამენტში მომზადებულ დოკუმენტებს/ახდენს ვიზირებას;
   • ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს წარუდგენს ყოველწლიურ ანგარიშს დეპარტამენტის მიერ გაწეული საქმიანობის შესახებ;
   • უნივერსიტეტის ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს განსახილველად წარუდგენს წინადადებებს სხვადსხვა სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელებთან კონსულტაციების საფუძველზე პერსონალის დანიშვნის, გადაყვანის, გათავისუფლების, წახალისებისა და დისციპლინური პასუხისმგებლობის საკითხებზე;
   • ახორციელებს დაქვემდებარულ თანამშრომელთა წლიურ შეფასებას;
   • ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს განსახილველად წარუდგენს წინადადებებს დეპარტამენტის სტრუქტურის, საშტატო ერთეულების რაოდენობის, დეპარტამენტის თანამშრომლების დანიშვნის, გადაყვანის, გათავისუფლების, წახალისების ან დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების შესახებ;
   • გამოითხოვს უნივერსიტეტის სტრუქტურული ერთეულებიდან დეპარტამენტის მუშაობისათვის საჭირო ინფორმაციას;
   • ახორციელებს ამ დებულებით, უნივერსიტეტის ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტებითა და საქართველოს კანონმდებლობით განსაზღვრულ სხვა ფუნქციებსა და მოვალეობებს კომპეტენციის ფარგლებში.

მუხლი 5. დეპარტამენტის უფროსის მოადგილე

დეპარტამენტის უფროსის მოადგილე, თავისი კომპეტენციის ფარგლებში:

• ხელს უწყობს დეპარტამენტის უფროსს მასზე დაკისრებული მოვალეობების განხორციელებაში;
• მონაწილეობს დეპარტამენტში შემოსული მასალების (კორესპონდენცია) განაწილებაში;
• მონაწილეობს დეპარტამენტის მიერ გაწეული საქმიანობის შესახებ ყოველწლიური ანგარიშის მომზადებაში;
• ახორციელებს დაქვემდებარული თანამშრომლების წლიურ შეფასებას;
• გამოითხოვს უნივერსიტეტის სტრუქტურული ერთეულებიდან დეპარტამენტის მუშაობისათვის საჭირო ინფორმაციას;
• დეპარტამენტის უფროსის დროებით არყოფნისას, ასევე დეპარტამენტის უფროსის დავალებით ახორციელებს დეპარტამენტში მომზადებული ადმინისტრაციული აქტების პროექტების ვიზირებას;
• დეპარტამენტის საქმიანობასთან დაკავშირებით ასრულებს ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის, რექტორის, დეპარტამენტის უფროსის უშუალო დავალებებს.

მუხლი 6. ადამიანური რესურსების მართვის სამსახური

1. ადამიანური რესურსების მართვის სამსახურს ხელმძღვანელობს სამსახურის უფროსი, რომელსაც თანამდებობაზე ნიშნავს და ათავისუფლებს ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი რექტორთან შეთანხმებით.
2. ადამიანური რესურსების მართვის სამსახურის საქმიანობის სფეროა უნივერსიტეტის პერსონალის მართვასთან დაკავშირებული პროცესების ორგანიზება, კოორდინაცია, კონტროლი.
3. სამსახური უზრუნველყოფს უნივერსიტეტის აკადემიური, ადმინისტრაციული, მასწავლებელთა, დამხმარე პერსონალის საშტატო განრიგის, პირადი საქმეების, სახელფასო სისტემების, პერსონალთან დაკავშირებული სხვა საკითხების ადმინისტრირებას და მართვას.
4. სამსახური უზრუნველყოფს ყველა კატეგორიის პერსონალის ვაკანსიაზე დანიშვნის, სხვა თანამდებობაზე გადაყვანის, წახალისების, დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების, მივლინების, შვებულების, პერსონალის გათავისუფლებისათვის საჭირო დოკუმენტაციის მოწესრიგებას, შესაბამისი ბრძანებების პროექტის მომზადებას და წარდგენას ადმინისტრაციის ხელმძღვანელისათვის.

მუხლი 7. ადამიანური რესურსების მართვის სამსახურის უფროსი

ადამიანური რესურსების მართვის სამსახურის უფროსი:

• უზრუნველყოფს უნივერსიტეტის აკადემიური და ადმინისტრაციული/დამხმარე პერსონალის საშტატო განრიგის, პერსონალის პირადი საქმეების, სახელფასო სისტემების, ხელშეკრულებების ვადების და პერსონალთან დაკავშირებული სხვა საკითხების დამუშავებას/მონიტორინგს;
• ხელმძღვანელობს ადმინისტრაციული/დამხმარე პერსონალის კონკურსის წესით შერჩევის პროცესს, განსაზღვრავს კონკურსის პირობებსა და შეფასების მეთოდებს;
• კომპეტენციების ფარგლებში ჩართულია აკადემიური თანამდებობის დასაკავებლად გამოცხადებულ საკონკურსო პროცესში;
• ახორციელებს დაქვემდებარეული თანამშრომლების წლიურ შეფასებას;
• უზრუნველყოფს უნივერსიტეტის პერსონალის დანიშვნის, თანამდებობაზე გადაყვანის, წახალისების, დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების, მივლინების, შვებულების, გათავისუფლების ბრძანებების და სხვა ტიპის დოკუმენტაციის წარმოებას;
• კომპეტენციის ფარგლებში განიხილავს შემოსულ კორესპონდენციას;
• სამსახურის საქმიანობასთან დაკავშირებით ასრულებს რექტორის, ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის, დეპარტამენტის უფროსის უშუალო დავალებებს.

მუხლი 8. საქმისწარმოების სამსახური

1. უნივერსიტეტის საქმისწარმოების სამსახურს ხელმძღვანელობს სამსახურის უფროსი, რომელსაც თანამდებობაზე ნიშნავს და ათავისუფლებს რექტორთან შეთანხმებით ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი.
2. საქმისწარმოების სამსახურის ძირითადი საქმიანობის სფეროა უნივერსიტეტში ერთიანი საქმისწარმოების ორგანიზება, ხელმძღვანელობა, კოორდინაცია, კონტროლი, საქმისწარმოების საკითხების მარეგულირებელი აქტების პროექტების შემუშავება.
3. საქმისწარმოების სამსახურის ფუნქციაა:
   • უნივერსიტეტში საქმისწარმოებასა და დოკუმენტბრუნვასთან დაკავშირებული ურთიერთობების მოწესრიგება საქართველოს კანონმდებლობის შესაბამისად და ერთიანი საქმისწარმოების სისტემის უზრუნველყოფა და მართვა;
   • კორესპონდენციის მიღება, რეგისტრაცია, საექსპედიციო დამუშავება, სააღრიცხვო- საცნობარო სამუშაოების შესრულება, ინფორმაციის შეტანა ელექტრონულ მონაცემთა ბაზაში და კორესპონდენციის დანიშნულებისამებრ გადაცემა-დაგზავნა;
   • გასული კორესპონდენციის რეგისტრაცია და ადრესატისათვის მისი წარდგენის ორგანიზება;.
   • უნივერსიტეტის საქმისწარმოების ერთიანი წესისა და სხვა მოქმედი აქტების შესაბამისად კორესპონდენციის დადგენილ ვადაში გაფორმების და დოკუმენტების კონტროლზე აყვანის ორგანიზაცია, შემსრულებლებისათვის მათი დროული მიწოდება, დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობის კონტროლი და ანალიზი, შედეგების შესახებ ინფორმაციის განზოგადება და ხელმძღვანელობის სისტემატური ინფორმირება;
   • სამსახურში შემოსული დოკუმენტების შესრულებისა და გასული კორესპონდენციის დაგზავნის მდგომარეობის მონიტორინგი;
   • არქივის საქმიანობის წარმართვა, სტუქტურული ერთეულებიდან საარქივო დოკუმენტების მიღების, დადგენილი წესის შესაბამისად მათი დაცვის, მოწესრიგების, გამოყენებისა და შენახვისათვის გადასცემად მომზადების უზრუნველყოფა.

მუხლი 9. საქმისწარმოების სამსახურის უფროსი:

1. უნივერსიტეტის საქმისწარმოების სამსახურს ხელმძღვანელობს სამსახურის უფროსი, რომელსაც თანამდებობაზე ნიშნავს და ათავისუფლებს რექტორთან შეთანხმებით ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი.
2. საქმისწარმოების სამსახურის უფროსი:
   • უზრუნველყოფს უნივერსიტეტში ერთიანი საქმისწარმოების სისტემის გამართულად მუშაობას და მართვას;
   • კორესპონდენციის მიღება/რეგისტრაციას, საექსპედიციო დამუშავებას, სააღრიცხვო- საცნობარო სამუშაოთა შესრულებას, ინფორმაციის შეტანას ელექტრონულ მონაცემთა ბაზაში და კორესპონდენციის დანიშნულებისამებრ გადაცემა-დაგზავნას;
   • უზრუნველყოფს უნივერსიტეტის საქმისწარმოების ერთიანი წესისა და სხვა მოქმედი აქტების შესაბამისად კორესპონდენციის დადგენილ ვადაში გაფორმებას და დოკუმენტების კონტროლზე აყვანას, შემსრულებლებისათვის მათ დროულ მიწოდებას, დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობის კონტროლს და ანალიზს, შედეგების შესახებ ინფორმაციის განზოგადებას და მენეჯმენტის სისტემატური ინფორმირებას;
   • უზრუნველყოფს შემოსული დოკუმენტების შესრულებისა და გასული კორესპონდენციის დაგზავნის მდგომარეობის მონიტორინგს;
   • წარმართავს არქივის საქმიანობას – სტრუქტურული ერთეულებიდან საარქივო დოკუმენტების მიღება, დადგენილი წესების შესაბამისად მათი დაცვა, მოწესრიგება და შენახვისათვის გადასცემად მომზადების უზრუნველყოფა.
3. სამსახურის უფროსი ანგარიშვალდებულია ადმინისტრაციული დეპარტამენტის უფროსის წინაშე და ასრულებს მის მიერ კანონისა და ამ დებულების საფუძველზე დაკისრებულ მოვალეობებს.
4. სამსახურის საქმიანობასთან დაკავშირებით ასრულებს რექტორის, ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის, დეპარტამენტის უფროსის უშუალო დავალებებს.

მუხლი 10. დეპარტამენტის სპეციალისტები

დეპარტამენტის წამყვანი სპეციალისტი, დეპარტამენტის მთავარი სპეციალისტი, დეპარტამენტის უფროსი სპეციალისტი და დეპარტამენტის სპეციალისტი როგორც ადმიანური რესურსების მართვის მიმართულებით, ასევე საქმისწარმოების მიმართულებით ასრულებენ სამსახურის უფროსის მიერ მათზე განაწილებულ ფუნქციებს, რომლებიც გაწერილია შრომით ხელშეკრულებებსა და სამუშაო აღწერილობებში. სამსახურის სპეციალისტები ანგარიშვალდებულნი არიან სამსახურის უფროსის წინაშე.

მუხლი 11. დებულებაში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანის წესი

დებულებაში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანა ხორციელდება კანონმდებლობით დადგენილი წესით.

მუხლი 12. დეპარტამენტის რეორგანიზაცია და ლიკვიდაცია

დეპარტამენტის რეორგანიზაცია ან ლიკვიდაცია ხორციელდება საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი წესით.