საზოგადოებასთან ურთიერთობისა და მარკეტინგის დეპარტამენტის დებულება

მუხლი 1. ზოგადი დებულებები

1. ეს დებულება განსაზღვრავს სსიპ საქართველოს სპორტის სახელმწიფო უნივერსიტეტის (შემდგომში – უნივერსიტეტი) საზოგადოებასთან ურთიერთობისა და მარკეტინგის დეპარტამენტის (შემდგომში – დეპარტამენტი) ამოცანებს, ფუნქციებს, სტრუქტურას, უფლებამოსილებას, ანგარიშვალდებულებას და აწესრიგებს დეპარტამენტის საქმიანობასთან დაკავშირებულ სხვა საკითხებს. 
2. დეპარტამენტი წარმოადგენს უნივერსიტეტის სტრუქტურულ ერთეულს, რომელიც საქმიანობისას ხელმძღვანელობს საქართველოს კანონმდებლობით, უნივერსიტეტის სამართლებრივი აქტებითა და წინამდებარე დებულებით.
3. დეპარტამენტი თავისი კომპეტენციის ფარგლებში ანგარიშვალდებულია უნივერსიტეტის რექტორისა და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის წინაშე, ასრულებს დებულებით გათვალისწინებულ მოვალეობებს.
   
   

მუხლი 2. დეპარტამენტის საქმიანობის სფერო და ფუნქციები

1. დეპარტამენტის საქმიანობის სფეროსა და ფუნქციებს წარმოადგენს:
   • უნივერსიტეტის საქმიანობის შესახებ საზოგადოების უკეთ ინფორმირება და უნივერსიტეტის იმიჯის/ცნობადობის ამაღლება როგორც რეგიონის, ისე საერთაშორისო მასშტაბით;
   • უფლებამოსილების ფარგლებში უნივერსიტეტის საზოგადოებასთან ურთიერთობის საქმიანობის მართვა;
   • საზოგადოების ინფორმირება უნივერსიტეტის მიერ განხორციელებულ, მიმდინარე თუ დაგეგმილი სიახლეების, პროგრამების, პროექტების შესახებ;
   • სხვადასხვა დაწესებულებასთან, საჯარო და კერძო სამართლის იურიდიულ პირებთან, საერთაშორისო, არასამთავრობო ორგანიზაციებთან, კომპეტენციის ფარგლებში, უნივერსიტეტის ურთიერთობის კოორდინაცია;
   • უნივერსიტეტის საქმიანობასთან დაკავშირებული პროცესების შესახებ ინფორმაციის შეგროვება, გადარჩევა, ანალიზი და მასობრივი ინფორმაციის საშუალებებით გასავრცელებლად მომზადება;
   • წინასწარ განსაზღვრული პერიოდულობით  უნივერსიტეტის საქმიანობისა და მიღწევების შესახებ საინფორმაციო ბიულეტენების/ანგარიშების შექმნა და დაბეჭდვა;
   • უნივერსიტეტის  შესახებ პერიოდული გამოცემების, ინტერნეტ გამოცემებისა და სატელევიზიო სიუჟეტების მონიტორინგის საფუძველზე საჭიროებისამებრ დაიჯესტის მომზადება;
   • პრესკონფერენციებისა და ბრიფინგების მოწყობა;
   • საკომუნიკაციო კამპანიებისა და პროექტების დაგეგმვა, მართვა და მონიტორინგი;
   • საკომუნიკაციო არხების შერჩევა და მედია გეგმაზე მუშაობა;
   • უნივერსიტეტის  საკომუნიკაციო არხების – ვებგვერდისა და სხვა სოციალური მედიის მართვა;
   • სპორტული თუ სხვა აქტივობების ორგანიზება, ჩატარება კომპეტენციის ფარგლებში;
   • უნივერსიტეტის სატელეფონო ცხელი ხაზის მუშაობის უზრუნველყოფა;
   • დეპარტამენტის საქმიანობასთან დაკავშირებით უნივერსიტეტის რექტორისა და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ცალკეული დავალებების შესრულება. 
2. დეპარტამენტი მასზე დაკისრებული ფუნქციების შესრულებისას, უფლებამოსილია:
   • კანონით დადგენილი წესით აწარმოოს სტატისტიკა და განახორციელოს დეპარტამენტის საქმიანობის ანალიზი; 
   • დაამყაროს საქმიანი ურთიერთობები საქართველოს და საზღვარგარეთის უმაღლესი სასწავლებლების ანალოგიურ სამსახურებთან; 
   • მოქმედი კანონმდებლობით დადგენილ ფარგლებში, დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულების მიზნით, განახორციელოს სხვა უფლებამოსილებანი.
3. დეპარტამენტი პასუხისმგებელია: 
   • ამ დებულებით განსაზღვრული ფუნქციების და ამოცანების შესრულებაზე;
   • დეპარტამენტის სარგებლობაში მქონე მატერიალური რესურსის მოვლა-პატრონობაზე. 
     
     

მუხლი 3. სტრუქტურა და ხელმძღვანელობა

1. დეპარტამენტს ხელმძღვანელობს დეპარტამენტის უფროსი. დეპარტამენტის სტრუქტურაში შედიან დეპარტამენტის სამსახურები. 
2. დეპარტამენტის უფროსს რექტორთან შეთანხმებით თანამდებობაზე ნიშნავს და ათავისუფლებს ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი.
3. დეპარტამენტის სამსახურების უფროსებსა და თანამშრომლებს თანამდებობებზე ნიშნავს და ათავისუფლებს უნივერსიტეტის ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი, დეპარტამენტის უფროსის წარდგინებით. 
4. დეპარტამენტის უფროსის დროებით არყოფნის (შვებულება, მივლინება, ავადმყოფობა, დროებით – 2 დღეზე მეტი ვადით არყოფნა), აგრეთვე დეპარტამენტის უფროსის დავალების შემთხვევაში, მის მოვალეობას ასრულებს დეპარტამენტის უფროსის მოადგილე ან დეპარტამენტის უფროსის მიერ განსაზღვრული პირი. 
5. დეპარტამენტის სტრუქტურული ერთეულებია:
   • საზოგადოებასთან ურთიერთობის სამსახური;
   • მარკეტინგისა და კომუნიკაციების სამსახური. 
6. დეპარტამენტისათვის უნივერსიტეტის საშტატო განრიგით განსაზღვრული თანამდებობებია: დეპარტამენტის უფროსი; დეპარტამენტის უფროსის მოადგილე; საზოგადოებასთან ურთიერთობის სამსახურის უფროსი; მარკეტინგისა და კომუნიკაციების სამსახურის უფროსი; წამყვანი სპეციალისტი; მთავარი სპეციალისტი; უფროსი სპეციალისტი; სპეციალისტი როგორც საზოგადოებასთან ურთიერთობის სამსახურის, ისე მარკეტინგისა და კომუნიკაციების სამსახურის მიმართულებით.
   
   

მუხლი 4. დეპარტამენტის უფროსი

1. დეპარტამენტის უფროსი პასუხისმგებელია წინამდებარე დებულებით დეპარტამენტზე დაკისრებული ფუნქციების შესრულებაზე და ანგარიშვალდებულია რექტორისა და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის წინაშე. 
2. დეპარტამენტის უფროსი: 
   • ხელმძღვანელობს და წარმართავს დეპარტამენტის საქმიანობას:
   • წარმოადგენს და პასუხისმგებელია დეპარტამენტის კომპეტენციის ფარგლებში დეპარტამენტის უფლებებისა და მოვალეობების შესრულებაზე;
   • ანაწილებს მოვალეობებს დეპარტამენტის სამსახურებს შორის, აძლევს მათ მითითებებს და დავალებებს;
   • ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს წარუდგენს კანდიდატურებს დეპარტამენტის ვაკანტურ თანამდებობებზე დასანიშნად;
   • აკონტროლებს დეპარტამენტის თანამშრომლების მიერ თავიანთი სამსახურებრივი მოვალეობების ჯეროვან შესრულებას; 
   • კოორდინაციას უწევს სამსახურის ურთიერთობას უნივერსიტეტის სხვა სტრუქტურულ ერთეულებთან;
   • გეგმავს საზოგადოებასა და მასმედიასთან ურთიერთობის ძირითად სამუშაოს;
   • ეცნობა დეპარტამენტის წევრების მიერ შესრულებული სამუშაოს შესახებ ანგარიშს;
   • ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს ან რექტორს წარუდგენს ანგარიშს დეპარტამენტის მიერ გაწეული საქმიანობის თაობაზე;
   • შუამდგომლობს დეპარტამენტისთვის იმ სახსრების გამოყოფის თაობაზე, რაც აუცილებელია მატერიალურ-ტექნიკური საშუალებების შეძენა/განახლებისთვის; 
   • წარუდგენს უნივერსიტეტის ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს წინადადებებს დეპარტამენტის შტატების, მუშაობის ორგანიზაციის, თანამშრომლების წახალისების, დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების შესახებ;
   • შუამდგომლობს დეპარტამენტის თანამშრომლების კვალიფიკაციის ამაღლებისა და გადამზადების შესახებ;  
   • ახორციელებს ამ დებულებით, უნივერსიტეტის სამართლებრივი აქტებითა და საქართველოს კანონმდებლობით განსაზღვრულ სხვა უფლებამოსილებებს;
   • ახორციელებს სამსახურის კომპეტენციის ფარგლებში შემავალ საკითხთან დაკავშირებით მომზადებული წერილების, ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტების პროექტების და სხვა დოკუმენტების ვიზირებას;
   • ახორციელებს დეპარტამენტის და მისი სტრუქტურული ერთეულების წლიური გეგმის შესრულების კონტროლს და დაქვემდებარებული პირების წლიურ შეფასებას; ასევე შეფასების საფუძველზე ამზადებს სათანადო წინადადებებს რექტორისთვის და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელისთვის.
     
     

მუხლი 5. საზოგადოებასთან ურთიერთობის სამსახური 

1. საზოგადოებასთან ურთიერთობის სამსახურის ფუნქცია მოვალეობებია: 
   • საზოგადოებასთან ურთიერთობის მოკლევადიანი და გრძელვადიანი სტრატეგიის შემუშავებაში მონაწილეობის მიღება;
   • სხვადასხვა სახელმწიფო დაწესებულებასთან, საჯარო და კერძო სამართლის იურიდიულ პირებთან, საერთაშორისო, არასამთავრობო, ორგანიზაციებთან, კომპეტენციის ფარგლებში უნივერსიტეტის ურთიერთობის კოორდინაცია;
   • უნივერსიტეტის საქმიანობასთან დაკავშირებული პროცესების შესახებ ინფორმაციის შეგროვება, გადარჩევა, ანალიზი და მასობრივი ინფორმაციის საშუალებებით გასავრცელებლად მომზადება;
   • ყოველკვირეული PR გეგმის შედგენა;
   • პრესკონფერენციებისა და ბრიფინგების მოწყობა;
   • დაგეგმილი ღონისძიებების ორგანიზება და გაშუქების უზრუნველყოფა;
   • დეპარტამენტის უფროსთან ერთად ღონისძიებების შინაარსის, მოქმედი პირებისა და სპიკერების განსაზღვრა;
   • ჟურნალისტებთან მჭიდრო თანამშრომლობა;
   • ღონისძიების ამსახველი ვიდეო/ფოტო მასალის ტელევიზიებისთვის მიწოდება;
   • მედიაში გავრცელებული ინფორმაციის  გაშუქების მონიტორინგი;
   • მჭიდრო თანამშრომლობა უნივერსიტეტის სხვა სტრუქტურულ ერთეულებთან PR გეგმების შეჯერების მიზნით;
   • უნივერსიტეტის ვებგვერდის  ყოველდღიური განახლება და მართვა;
   • უნივერსიტეტი სოციალური მედიის მართვა და მონიტორინგი;
   • სოციალური ქსელების მეშვეობით შემოსულ კითხვებზე  პასუხების ოპერატიულად მომზადება;
   • სოციალურ ქსელებში ხშირად დასმული კითხვების შეგროვება და ცხელი ხაზისთვის პასუხების მიწოდება.
     
     

მუხლი 6.  საზოგადოებასთან ურთიერთობის სამსახურის უფროსი

1. სამსახური შედგება: სამსახურის უფროსის, წამყვანი სპეციალისტების, მთავარი სპეციალისტების, უფროსი სპეციალისტების და სპეციალისტებისგან. სამსახურის უფროსის და სპეციალისტების უფლება-მოვალეობები და ფუნქციები განისაზღვრება შრომითი ხელშეკრულებებით და სამუშაო აღწერილობებით.
2. სამსახურის უფროსი:
   • ხელმძღვანელობს და წარმართავს სამსახურის საქმიანობას;
   • ანაწილებს ფუნქციებს სამსახურის თანამშრომლებს  შორის, აძლევს მათ მითითებებსა და დავალებებს;
   • აკონტროლებს სამსახურის თანამშრომლებზე დაკისრებული მოვალეობების შესრულებას;
   • უზრუნველყოფს სამსახურის კომპეტენციაში შემავალ საკითხებზე შემოსული კორესპონდენციის განხილვა/პასუხის გაცემას;
   • ახორციელებს სამსახურის კომპეტენციის ფარგლებში შემავალ საკითხთან დაკავშირებით მომზადებული წერილების, ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტების პროექტების და სხვა დოკუმენტების ვიზირებას;
   • მოთხოვნის შემთხვევაში დეპარტამენტის უფროსს წარუდგენს ანგარიშს სამსახურის მიერ განხორციელებული სამუშაოს შესახებ;
   • ასრულებს დეპარტამენტის უფროსის ცალკეულ დავალებებს;
   • ახორციელებს კანონმდებლობითა და ამ დებულებით განსაზღვრულ სხვა უფლება-მოვალეობებს.
     
     

მუხლი 7.  მარკეტინგისა და კომუნიკაციების სამსახური

1. სამსახური შედგება: სამსახურის უფროსის, წამყვანი სპეციალისტების, მთავარი სპეციალისტების, უფროსი სპეციალისტების და სპეციალისტებისგან. სამსახურის უფროსის და სპეციალისტების უფლება-მოვალეობები და ფუნქციები განისაზღვრება შრომითი ხელშეკრულებებით და სამუშაო აღწერილობებით.
2. მარკეტინგისა და კომუნიკაციების სამსახურის ფუნქცია-მოვალეობებია:
   • საზოგადოებასთან ურთიერთობის მოკლევადიანი და გრძელვადიანი სტრატეგიის შემუშავებაში მონაწილეობის მიღება;
   • საკომუნიკაციო კამპანიებისა და პროექტების დაგეგმვა, მართვა და მონიტორინგი;
   • პრესცენტრთან თანამშრომლობით საკომუნიკაციო არხების შერჩევა და მედია გეგმაზე მუშაობა;
   • PR პროექტების დაგეგმვა და მართვა;
   • ბეჭდური და ფოტო მასალის შეკვეთის დამზადება და გავრცელება;
   • უნივერსიტეტში ვიზიტად მყოფი სტუმრებისა და სხვა დაგეგმილი ღონისძიებებისთვის საჭირო პროდუქციის შერჩევა/შეძენა;
   • წინასწარ განსაზღვრული პერიოდულობით უნივერსიტეტის საქმიანობისა და მიღწევების შესახებ საინფორმაციო ბიულეტენების/ანგარიშების შექმნა და დაბეჭდვა;
   • შესაბამისი ვებ ბანერებისა და Facebook-ის ბანერების მოსამზადებლად მესიჯებისა და ტექსტების შემუშავება და დიზაინერთან თანამშრომლობით ბანერების დამზადება;
   • სერტიფიკატებისთვის და მისალოცი ბარათებისთვის დიზაინის დამზადება;
   • უნივერსიტეტის ფაკულტეტების და მათი საქმიანობის, ასევე აკადემიური პერსონალის და წარმატებული სტუდენტების პოპულარიზაცია.
     
     

მუხლი 8.  მარკეტინგისა და კომუნიკაციების სამსახურის უფროსი

1. სამსახურის უფროსი:
   • ხელმძღვანელობს და წარმართავს სამსახურის საქმიანობას;
   • ანაწილებს ფუნქციებს სამსახურის თანამშრომლებს  შორის, აძლევს მათ მითითებებსა და დავალებებს;
   • აკონტროლებს სამსახურის თანამშრომლებზე დაკისრებული მოვალეობების შესრულებას;
   • უზრუნველყოფს სამსახურის კომპეტენციაში შემავალ საკითხებზე შემოსული კორესპონდენციის განხილვა/პასუხის გაცემას;
   • ახორციელებს სამსახურის კომპეტენციის ფარგლებში შემავალ საკითხთან დაკავშირებით მომზადებული წერილების, ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტების პროექტების და სხვა დოკუმენტების ვიზირებას;
   • მოთხოვნის შემთხვევაში დეპარტამენტის უფროსს წარუდგენს ანგარიშს სამსახურის მიერ განხორციელებული სამუშაოს შესახებ;
   • ასრულებს დეპარტამენტის უფროსის ცალკეულ დავალებებს;
   • ახორციელებს კანონმდებლობითა და ამ დებულებით განსაზღვრულ სხვა უფლება-მოვალეობებს.
     
     

მუხლი 9. საზოგადოებასთან ურთიერთობისა და მარკეტინგის დეპარტამენტის მიერ ინფორმაციის მიწოდება და გავრცელება

1. ყველა მასალა, რომელიც გამოიყენება უნივერსიტეტის შესახებ ინფორმაციის უნივერსიტეტს გარეთ გასავრცელებლად, გავლენას ახდენს უნივერსიტეტის იმიჯსა და მისი სახელის აღქმაზე, წარმოადგენს უნივერსიტეტის საიმიჯო მასალას, რომლის მომზადებისა და გავრცელების პროცედურებს განსაზღვრავს ეს წესი.
2. უნივერსიტეტის საიმიჯო მასალებს მიეკუთვნება: 
   • პრესრელიზები, განცხადებები, ბუკლეტები, პოსტერები, სასუვენირო მასალა, რომელიც უნივერსიტეტის სახელის და მისი ცნობადობის გასაუმჯობესებლად არის გამიზნული; 
   • სამეცნიერო პუბლიკაციები, წიგნები, სახელმძღვანელოები, სასწავლო ლიტერატურა; 
   • მედიაში უნივერსიტეტის პერსონალის სახელით გამოქვეყნებული მასალები, ტელევიზიისა და რადიოსთვის მიცემული ინტერვიუები და საექსპერტო კომენტარები. 
3. პრესრელიზები, განცხადებები, ბუკლეტები, პოსტერები, სასუვენირო მასალა, რომელიც უნივერსიტეტის სახელისა და მისი ცნობადობის გასაუმჯობესებლად არის გამიზნული, მზადდება საზოგადოებასთან ურთიერთობის დეპარტამენტის მიერ. 
4. უნივერსიტეტის სტრუქტურული ერთეულის მოთხოვნა სასუვენირო და საიმიჯო პროდუქციის დამზადების შესახებ უნდა გაეგზავნოს საზოგადოებასთან ურთიერთობის დეპარტამენტს. სასუვენირო და საიმიჯო პროდუქციის დამზადების შესახებ მოთხოვნას უნდა დაერთოს ის ინფორმაცია და ვიზუალური მასალა, რომელიც უნდა განთავსდეს პროდუქციაზე. პროდუქციის დიზაინს შეიმუშავებს უნივერსიტეტის საზოგადოებასთან ურთიერთობის დეპარტამენტის გუნდი. 
5. უნივერსიტეტის პერსონალის მიერ სამეცნიერო ლიტერატურის, პუბლიკაციის გამოცემამდე ორი კვირით ადრე ავტორი სამეცნიერო ლიტერატურის, პუბლიკაციის გამოცემის შესახებ ინფორმაციას აწვდის დეპარტამენტს. ინფორმაცია უნდა შეიცავდეს სამეცნიერო ლიტერატურის, პუბლიკაციის დასახელებას, მოცულობას, ტირაჟს და შინაარსის მოკლე აღწერას. 
6. სამეცნიერო ლიტერატურის, პუბლიკაციის ყდის დიზაინი უნდა შეთანხმდეს დეპარტამენტის უფროსთან, რომელიც ვიზირებით ადასტურებს ყდის პროექტს. 
7. თუკი უნივერსიტეტის პერსონალის მედია-საშუალებებში პრეზენტაცია ეხება უნივერსიტეტს, აუცილებელია პერსონალის მიერ ფაქტობრივი ინფორმაციის გადამოწმება დეპარტამენტთან.
8. ინტერნეტში უნივერსიტეტის ან მისი სტრუქტურული ერთეულის შესახებ ინფორმაციის გავრცელების შემთხვევაში (facebook, Youtube, etc.), ეს ინფორმაცია გამოქვეყნებამდე უნდა იყოს მოწოდებული დეპარტამენტთან.
9. უნივერსიტეტში დაგეგმილი ნებისმიერი ღონისძიება თუ შეხვედრა წინასწარ უნდა იყოს შეთანხმებული დეპარტამენტთან.
   
   

მუხლი 10. დეპარტამენტის რეორგანზიაცია და ლიკვიდაცია

დეპარტამენტის რეორგანიზაცია და ლიკვიდაცია ხორციელდება საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი წესით.

მუხლი 11. დებულებაში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანის წესი

დეპარტამენტის დებულებაში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანა ხორციელდება კანონმდებლობით დადგენილი წესით.